 | Отрасль: автомобильная промышленность
Специализация: дистрибутор  Анкета |
Компания «УралФрансАвто» – один из крупнейших в России дистрибуторов французского автомобильного концерна Peugeot Citroen – специализируется на продаже, сервисном обслуживании и ремонте автомобилей. За 2007 год екатеринбургская компания, имеющая филиалы в Каменск-Уральском и Нижнем Тагиле, реализовала свыше 1,4 тыс. автомобилей. Три сервисных центра компании вместе обслуживают в среднем 1 000 автомобилей в месяц, а номенклатура запчастей насчитывает около 15 тыс. позиций. Всего в компании работает около 120 сотрудников.
Несколько лет назад автодилеру «УралФрансАвто» принадлежал всего один салон в Екатеринбурге, и автоматизированная система учета «Автопредприятие», используемая тогда в компании, позволяла фиксировать осуществленные операции, правда, не покрывала процессы планирования. Скажем, менеджеры не могли размещать в системе требования по поставкам запчастей. Потребность перехода на другую ИТ-платформу назрела, когда начался бурный рост бизнеса дистрибутора (в 2005 году количество персонала в компании удвоилось). Помимо невозможности масштабирования существовавшей тогда системы, к решению о необходимости внедрения ERP-системы подталкивал тот факт, что осуществление операций с использованием старой системы сопровождалось значительным количеством ошибок и недостаточно четким контролем бизнес-процессов. К примеру, менеджеры не могли четко отслеживать в системе этапы прохождения документов, т. к. не было жестких правил ввода документа в систему и распределения ответственности работников, рассказывает сотрудник компании «Интеллект-Сервис» Павел Титов. В итоге работник компании мог случайно или намеренно удалить из системы данные об отгруженном товаре, материальную ответственность за который нес другой сотрудник. В системе отражались факты отгрузки запчастей со склада, но из-за того что планирование осуществлялось в разрозненных источниках, одну деталь могли заказать дважды или вообще не заказать.
Экс-руководитель ИТ-отдела компании «УралФрансАвто» Илья Юрьев, входивший в проектную группу, объясняет выбор решения incadea на базе Microsoft Dynamics NAV (новое название – incadea.engine) оптимальным объемом поддерживаемых системой процессов и наличием уже преднастроенных сценариев для дистрибуторов автомобилей, а кроме того, лидирующими позициями в средней ценовой нише. При выборе подрядчика сыграл роль тот факт, что «Интеллект-Сервис» с 2003 года является эксклюзивным партнером компании Incadea GmbH по локализации и распространению в России и странах СНГ специализированного решения incadea. Так, у компании уже был успешный опыт внедрения incadea – в компании «Тойота Центр Екатеринбург север».
Внедрение началось в сентябре 2006 года. Из организационных изменений, вызванных автоматизацией, можно выделить ликвидацию одного из юридических лиц, подконтрольных собственникам компании, через которое ранее осуществлялись продажи запчастей. В ходе проекта все услуги и товары стали осуществляться непосредственно через ЗАО «УралФрансАвто».
Первым был внедрен модуль «автозапчасти», затем – «сервис», «автомобили», «CRM» и «финансы». Выбранную последовательность представители УралФрансАвто объясняют тем, что технологически модуль «запчасти» мог существовать без «автомобилей», в то время как осуществлять в новой системе продажи автомобилей и выполнять сервисные работы без оптимизации работы с запчастями не имело бы смысла.
Специалисты компании «Интеллект-Сервис» осуществили интеграцию модуля «запчасти» с системой поставщика (ПежоРусАвто), и это повысило скорость обработки заказов. Так, отправляя заявку на покупку определенной запчасти из каталога поставщика, специалисты компании «УралФрансАвто» оперативно получали по электронной почте файл с подтверждением заявки и статусом запчасти (например, «заказано»), и это отражалось в incadea. Данные по уже отгруженным запчастям, включающие номер государственной таможенной декларации, автоматически импортировались в incadea из системы поставщика.
Полноценным стартом incadea можно считать 1 апреля 2007 года, когда был запущен модуль «продажа автомобилей», и, таким образом, ИТ-решение в той или иной степени охватило деятельность всех подразделений компании. Наиболее наглядным результатом автоматизации можно считать отражение в ИТ-системе процессов торговли автомобилями. Сначала общающийся с клиентом менеджер по продажам ищет автомобиль, интересующий покупателя, в системе «оперативный склад» (база данных по автомобилям, как находящимся на складе, так и еще не привезенным на склад в Екатеринбург). Кроме того, благодаря интеграции с ИТ-системой поставщика сотрудники УралФрансАвто могут видеть «оперативный склад» своего поставщика в Москве в дополнение к автомобилям, уже переведенным на баланс УралФрансАвто. Если клиента устраивает комплектация и цена, то сотрудник компании бронирует выбранный им автомобиль, распечатывает клиенту необходимый комплект документов – счет на оплату (возможен и договор с использованием банковских средств), договор бронирования, спецификацию (приложение к договору, в котором детально описаны характеристики и комплектация автомобиля), а также формирует в системе заказ на покупку. Информация о статусе автомобиля (в наличии, в движении и др.), принадлежащего поставщику, приходит в УралФрансАвто по электронной почте в файлах Excel и автоматически импортируется в incadea.
Возможен и заказ еще не произведенного автомобиля: после подачи заявки «в производство» продающий сотрудник УралФрансАвто в Екатеринбурге может видеть в системе, на какой технологической стадии находится сборка автомобиля во Франции или Иране и сообщать об этом клиенту компании. После того как автомобиль наконец собран и привезен в Москву, сотрудники УралФрансАвто формируют заявку на отгрузку – отмечают в системе, какие автомобили требуется привезти на автовозе. После оприходования автомобиль переходит на баланс УралФрансАвто, и сотрудники компании готовят в incadea для клиента все необходимые документы – договор купли-продажи или справку-счет, паспорт транспортного средства, счет-фактуру, акт приема-передачи, заявление на регистрацию в ГИБДД и др.
Показательно, что сотрудники бухгалтерии УралФрансАвто ощутили на себе плюсы от внедрения incadea, несмотря на то что в качестве бухгалтерской учетной системы используется решение на платформе «1С:Предприятие 7,7». Теперь все бумажные документы, необходимые управленцам и бухгалтерам, имеют штрих-коды, благодаря чему они легко регистрируются в системе incadea, и, если требуется, данные выгружаются в 1С. Таким образом, сотрудник бухгалтерии в конце месяца может элементарно проверить, какие документы и от каких подразделений еще не поступили в бухгалтерию. Кроме того, теперь возможно гарантировать корректность данных, чего раньше нельзя было добиться: например, менялась цена товара или реквизиты клиента, а первичный документ поступал в бухгалтерию неизмененным.
Отдельно в компании «УралФрансАвто» отмечают повышение качества обслуживания клиентов сервисным подразделением. Благодаря тому, что интегрированы модули «сервис» и «запчасти», стало возможным заказывать необходимые запчасти и расходные материалы заблаговременно, например, в случае с плановым ТО. Если же предстоит сложный кузовной ремонт, то УралФрансАвто может гарантировать клиенту, что, если запчастей на складе нет, они появятся максимум через 45 дней. Факты заказа запчасти логистом, прихода ее на склад и приемки сервисным подразделением отражаются в incadea.
Всего в incadea по состоянию на декабрь 2007 года работало около 50 сотрудников УралФраснсАвто (одновременно – не более 31 человека). Многие из тех, кто давно работает в компании, утверждают, что благодаря автоматизации работа стала более эффективной. «Раньше, чтобы сформировать заказ покупки в Excel, мне требовалось в 5 раз больше времени, чем сейчас, т. к. информацию приходилось искать по разным источникам, – говорит руководитель отдела продаж УралФраснсАвто Юлия Шубина. – Кроме того, удается экономить время, затрачиваемое на поиск истории заказа, например, о том, какой была предпродажная подготовка автомобиля». По ее словам, важным эффектом от внедрения ИТ-решения, наряду с автоматизацией бизнес-процессов покупки-продажи, являются почти безграничные возможности системы по созданию отчетов во всех требуемых разрезах. К сложным моментам при внедрении incadea Юлия Шубина относит лишь непривычный для большинства пользователей интерфейс, где нельзя выделять колонки цветом или разворачивать данные на весь экран. Однако за месяц сотрудники привыкали – в среднем именно столько времени уходило на обучение сотрудника работе с новой системой.